Nová norma ISO 9001:2015 prináša zásadné zmeny v oblasti riadenia dokumentácie systémov manažérstva kvality. Prehľadu najdôležitejších zmien sa venujeme v tomto príspevku.
Systém manažérstva firmy alebo organizácie by mal byť dokumentovaným systémom nie systémom dokumentácie.
Toto je pravidlo, na ktoré často upozorňujeme v súvislosti s otázkami, ktoré a týkajú rozsahu dokumentácie, ktorú je potrebné v rámci systémov manažérstva vytvoriť, udržiavať a riadiť.
Treba si uvedomiť, že samotný dokument nie je v tomto prípade dôležitý. Dôležité sú informácie a znalosti, ktoré obsahuje a ich hodnota.
Tie musia byť v takom rozsahu a kvalite, aby ľudia ktorí ich potrebujú mohli správnym spôsobom a v správnom čase vykonávať to, čo sa od nich očakáva a prijímať rozhodnutia, ktoré sú založené na faktoch.
Každá firma alebo organizácia si sama určuje rozsah požadovanej dokumentácie systému manažérstva a médiá, ktoré sú nosičmi informácií.
Štandardne systém dokumentácie SMK tvorí príručka kvality a minimálne 6 dokumentovaných postupov, ktoré stanovujú procesy riadenia dokumentov a záznamov, nezhodných produktov, interných auditov, nápravnej a preventívnej činnosti.
Aj v tejto oblasti prináša vydaná nová norma ISO 9001:2015 zásadné zmeny.
V revidovanej norme ISO 9001:2015, ktorá bola vydaná 23. septembra 2015, je termín „dokument“ a „záznam“ nahradený termínom „dokumentovaná informácia“,
Norma zavádza aj ďalšie nové termíny súvisiace s dokumentovanými informáciami ako napr.:
Dokumentovaná informácia = požadovaná informácia, ktorá má byť organizáciou riadená a udržiavaná, vrátane nosiča, na ktorom je obsiahnutá.
Dokumentovaná informácia:
Systém manažérstva kvality musí zahŕňať:
Rozsah dokumentovaných informácií závisí od:
Pri vytváraní a aktualizácii dokumentovaných informácií bude musieť byť vhodne zaistená:
Podľa požiadaviek normy ISO 9001:2015 bude musieť byť zaistené, aby dokumentované informácie boli:
Tam kde je to aplikovateľné bude potrebné sa zaoberať aj činnosťami súvisiacimi s:
Dokumentované informácie externého pôvodu určené organizáciou, ktoré sú nevyhnutné pre plánovanie a prevádzkovanie SMK budú musieť byť vhodne identifikované a riadené.
Čo môžete urobiť:
Čo určite nerobiť:
Pozor! Zmeny SMK musia byť podľa požiadaviek normy ISO 9001:2015 vykonané plánovaným spôsobom. Preto zvážte všetky dopady a riziká súvisiace so zmenami dokumentácie a záznamami skôr ako vykonáte samotné zmeny.